El Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) ha publicado un estudio que asegura que, si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73%. Además, esta reducción también tendría un efecto muy positivo en la salud mental de la plantilla, ya que se estima que el estrés podría llegar a reducirse más de la mitad. Para Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC, “Tener el día lleno de reuniones es sinónimo de bajada de la productividad, porque si estás en una reunión no puedes avanzar con tu trabajo y eso, además, genera estrés”.

La investigación de esta prestigiosa institución norteamericana no es la única que apunta en esta nueva dirección. Otros muchos trabajos también lo hacen. Entre ellos, un estudio de Harvard que concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo. Además, sus autores aseguran que, si bien hubo una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales durante la pandemia, su número aumentó un 13,5%. Por último, también se ha detectado que los directivos recién ascendidos tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados.

¿Reunión online o presencial?

Más allá del número de reuniones llevadas a cabo, «lo importante es que sean realmente necesarias y que su formato sea el más adecuado para el fin perseguido», afirma Eva Rimbau. «Por ejemplo, existe el mito de que las lluvias de ideas se hacen mejor en reuniones presenciales, cuando, en realidad, las primeras etapas de generación de ideas proporcionan más y mejores propuestas si se hacen de modo asíncrono (sin ningún tipo de reunión). Después sí que es útil reunirse para evaluar, cribar y perfeccionar las ideas seleccionadas», añade la experta.
Además, las reuniones en las que se vaya a tratar información delicada o de alta complejidad, o cuyo fin sea la generación de confianza, «es mejor hacerlas en persona». «En cambio, una reunión de intercambio de información puede hacerse perfectamente en modo virtual», apunta Rimbau.

Claves para la reunión ideal

La experta enumera una serie de medidas que considera conveniente tener en cuenta a la hora de preparar un encuentro entre profesionales:

• Comenzar las reuniones con puntualidad, incluso aunque no estén todos los participantes (no hay que premiar la falta de puntualidad)
• Seguir el orden del día y asegurarse de que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto
• Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. También se debe evitar que sea demasiado larga
• Mantener el número de asistentes lo más bajo posible. Incluir solamente a las personas cuyo conocimiento sea realmente necesario
• Promover activamente la participación de todos los asistentes, en especial los que asisten en remoto en una reunión híbrida
• Evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones.
• Utilizar la tecnología necesaria, especialmente si se combinan asistentes presenciales y virtuales, ya que es importante asegurarse de que estos últimos escuchan y ven todo lo que ocurre y pueden participar sin dificultades

Y por encima de todo, Rimbau rechaza las reuniones sorpresa, las que no respetan los tiempos, y las que no terminan con conclusiones claras sobre los acuerdos obtenidos y las tareas a llevar a cabo tras el encuentro.

Artículo extraído de: https://www.rtve.es

Escrito por: Eva Sahis

Enlace del artículo original: https://bit.ly/3Os939Q